ما المقصود بالإدارة الميدانية وكيف تختار الأداة المناسبة؟

الإدارة الميدانية منظومة متكاملة ومتشعبة المهام ابتداء من معالجة البلاغات الطارئة وإنجاز المهام اليومية والتعامل مع العملاء الغاضبين، وفق إطار زمني صارم وداخل دوامة مضنية من المراسلات والتواصل مع أطراف عدة. وهنا تكمن أهمية حلول الإدارة الميدانية حيث يتم إنشاء نظام متكامل معنى بجدولة وإدارة جميع المهام الميدانية.

حسب جارتنر، حلول الإدارة الميدانية هي أنظمة توفر جميع المهام المطلوب إنجازها خارج الإطار المكتبي لتحقيق الرؤى والأهداف الاستراتيجية للجهة انطلاقا من جدولة المهام الميدانية لاستغلال الموارد بشكل مثالي، أتمتة عملية الإدارة والتفتيش الميداني، والتأكد من توفير البيانات مبنية وفق أعلى ممارسات التصميم والنمذجة لتكون مرجعا للإدارات والأنظمة الأخرى أو حتى الجهات الأخرى.

 

هل يجب على الجميع استخدام برمجيات الإدارة الميدانية؟

الجدوى من حلول الإدارة الميدانية غير مقصورة على إدارة طلبات التركيب، الإصلاح، الصيانة، والتفتيش حيث أن الجدوى لما وراء ما ذكر، فهذه الحلول معنية بأي مستخدم تقتضي ظروف عمله تواجده خارج المكتب جزئيا أو كليا حيث يتم توفير جميع الأدوات التقنية والبيانات اللازمة له بشكل سهل الوصول لضمان إنجاز جميع المهام الميدانية بدون أي معوقات أو تحديات.

تقوم حلول الإدارة الميدانية بالأتمتة الكاملة للمهام بحيث يتم تصميم ونمذجة الإجراءات حسب العلاقة المنطقية بينها مما يسهل عمل الفريق الميداني ويتيح للإدارة العليا التركيز على المؤشرات والبيانات المهيكلة لتطوير الأعمال وتحقيق الرؤى بدون الانشغال بالأمور السطحية والروتينية المقترنة بالعمل الورقي أو اليدوي.

هل تستحق أنظمة الإدارة الميدانية الاستثمار بالمال والجهد؟ نورد هنا بعض الأسئلة التي ستساعدك على تحديد احتياجك من عدمه لهذا النوع من الأنظمة:

• هل تواجه أي صعوبة في إدارة الفرق الميدانية؟
• هل تعاني من عبئ المعاملات الورقية؟
• هل تتأخر دائما في إنجاز المهام عن الوقت المحدد لها؟
• هل يعاني فريقك الميداني من عدم توافر المعلومات المناسبة في الوقت المناسب؟
• هل تواجه مشكلة بتحديد الموظف المناسب لكل نوع مهمة؟
• هل تواجه صعوبات في متابعة مواقع فريقك الميداني وتوجيهه؟

إذا أجبت ب “نعم” عن أحد هذه الأسئلة، فهذا يعني أن الوقت قد حان لبدء الاستثمار في أنظمة الإدارة الميدانية لحل جميع التحديات أعلاه والحصول على مزايا إضافية كثيرة.

نمو الحصة السوقية لأنظمة الإدارة الميدانية

مجال أنظمة الإدارة الميدانية يزداد نمو وتوسعا كل يوم تماشيا مع النمو المتزايد في سوق تقنية المعلومات. الشركات الريادية في مجال حلول الإدارة الميدانية ستواجه تزايد ضخم في الطلبات خلال السنين القليلة القادمة. كما نتوقع أن تتجه الجهات/ الشركات الضخمة إلى أنظمة الإدارة الميدانية لتستعيض بها عن أنظمة (CRM, ERP) حيث أثبت التاريخ أن هذه الأنظمة لم تواكب الاحتياجات المتعددة للعاملين الميدانيين.

 

صورة توضح نمو سوق برمجيات المتوقع لعام 2021-2026 حسب موقع (https://www.mordorintelligence.com/)

 

كيف تختار نظام الإدارة الميدانية الخاص بك؟

بعض الأنظمة المختصة بالإدارة الميدانية توفر خصائص متعددة ودقيقة لمهمة محددة مثل التركيز على إدارة الفرق أو مباشرة البلاغات بشكل أسرع، بينما توفر بعض الأنظمة الأخرى خصائص عامة للإدارة الميدانية على وجه العموم مثل أتمتة الإجراءات، بوابة للعملاء لتقديم الطلبات، إدارة المركبات، أو توفير/الربط مع مراكز الاتصال.

بناء على هذا التنوع والاختلاف، يجب دراسة احتياجاتك العملية والأهداف المراد تحقيقها من النظام لتحديد الخصائص الأساسية المطلوبة والخصائص التي تعتبر إضافات جيدة. يمكن حينها اختيار النظام المناسب لبدء العمل فيه.

عند الاتجاه إلى السوق، نجد شركات متعددة متخصصة في هذا النوع من الأنظمة، فكيف نقارن بين أنظمة الإدارة الميدانية ونختار منها؟

• السعر

  : قبل تحديد الميزانية المتوقعة لنظام الإدارة الميدانية، يجب حصر العوامل التي تؤثر في الميزانية:

  • عدد المستخدمين المكتيين/ الميدانيين
  • حجم الشركة/الجهة طالبة النظام
  • درجة تعقيد إجراءات العمل
  • حجم البيانات المتداولة في النظام
  • متطلبات التنصيب، التدريب، والدعم الفني
  • الوظائف المطلوب تطويرها خصيصا على المنتج (Customization)
  • آلية استضافة النظام (سحابي، ضمن نفس المنظمة، هجين (Hybrid))

• النمو والتطور المستمر

  : يجب أخذ عامل التوسع والنمو للجهة ضمن عوامل اختيار نظام الإدارة الميداني، فإذا كنت في نمو وتطوير مستمر فيجب عليك اختيار نظام يكون لك داعما وشريكا في هذا التطور بحيث لا تضطر إلى إيقاف النظام لفترات طويلة أو القيام بعمليات يدوية/ ورقية بسبب عدم قدرة النظام على استيعاب متطلبات التطور والنمو المستمر الخاصة بك.

إذا كنت في تطوير مستمر، فمن الأجدى اختيار نظام مصمم وفق أحدث المعايير والممارسات الاحترافية في هندسة البرمجيات بحيث يمكن لك في أي وقت تطوير النظام ليخدم فرق جديدة، أو تكامل النظام مع الأنظمة المستحدثة بحيث يتطلب منك ذلك خطوات بسيطة وهي; التنسيق مع المعنيين بالعمل الميداني لتحديد احتياجاتهم وتصنيف هذه الاحتياجات إلى “أساسية” أو “إضافات جيدة” بحيث يمكن تحقيقها عن طريق شراء أنظمة خارجية او تطوير أنظمة داخلية بدون التفكير بعبء تكامل هذه الأنظمة مع نظام الإدارة الميدانية.

• ذكاء الأعمال وتوقع أنماط البيانات

آلاف العملية اليومية المتنوع؛ عندما يكون لديك هذا التحدي فمن أفضل الحلول التي يمكن التوجه لها هو الاعتماد على نظام إدارة ميدانية يدعم الذكاء الاصطناعي بحيث يقوم بتوزيع المهام مع اعتبار عدد الفريق، إمكانيات ومهارات كل فرد في الفريق، أسطول المركبات المتوفرة، ونوع المهام المطلوبة. توافر الذكاء الاصطناعي سيسهل وضع خطة محكمة، بتكاليف مالية محددة، وضمان تنفيذها ضمن الإطار الزمني لكل نوع مهمة.

• سهولة الوصول والاستخدام

كلما زادت سبل الوصول للنظام، زادت قيمته وقابليته للاستخدام في جميع الأوقات والظروف، ولذلك عند اختيار لنظام إدارة ميدانية فالأحرى بك البحث عن نظام متاح على مدار الساعة وقابل للاستخدام حتى في حال عدم وجود تغطية انترنت، وهي خاصية غائبة لدى الكثير من الشركات المختصة بحلول الإدارة الميدانية بالرغم من توفيرهم لحلول على الجهاز اللوحي/ الجوال. فلذلك تأكد عند اختيار لنظام ما بأن النظام يدعم الملاحة وتحديد المواقع، رفع الملفات، توزيع المهام بين الفريق حتى في حال عدم وجود تغطية انترنت.

• خدمات ما بعد البيع

نظام الإدارة الميدانية-أسوة بباقي الأنظمة- يقدم العديد من الخصائص المفيدة والمنمية للعمل والإيرادات، وفي نفس الوقت يقدم العديد من التحديات. فلذلك بغض النظر عن قوة نظام الإدارة الميدانية والخصائص المقدمة من قبله فحتما ستحتاج إلى الدعم بعد الإطلاق، فيجب عليك التأكد من جودة خدمات ما بعد البيع المقدمة من مزود النظام. نورد هنا بعض الآليات التي تساعدك في تقييم مستوى خدمات ما بعد البيع:

• نوعية خدمات الدعم المقدمة مع عقد الشراء الأساسي/الأصلي.
• كمية ونوعية التدريب المقدم من مزود النظام.
• التواصل مع العملاء السابقين لمزود الخدمة للسؤال عن جودة الخدمات المقدمة.